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Digitale Archivierung

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Digitale Archivierung

Was versteht man unter digitalen Archivierungen?

Die digitale Archivierung ist die datenbankgestützte, langfristige und sichere Aufbewahrung von jederzeit reproduzierbaren digitalen Daten. Werden Informationen mehr als 10 Jahre aufbewahrt, wird dies als digitale Langzeitarchivierung bezeichnet. Werden Daten von Firmen gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) aufbewahrt, spricht man von einer revisionssicheren digitalen Archivierung.

Warum setzen Unternehmen, Behörden die digitale Archivierung ein?

Fachleute schätzen, dass es in rund 30% der Firmen keine professionellen Lösungen für die Archivierung von Daten, Akten, Dokumenten gibt. Dabei könnten die Unternehmen damit viel Zeit und Kosten einsparen sowie möglichen rechtlichen Problemen vorbeugen. Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat einmal untersucht, wie viel Zeit und Kosten sich durch eine digitale Archivierung einsparen lassen: Laut dieser Berechnung dauert das Ablegen von 250 Papierseiten eine Stunde, digital hingegen weniger als eine Viertelstunde. Für das Auffinden einer Akte oder eines Dokuments werden drei Minuten benötigt, bei einer digitalen  Archivierung nur zehn Sekunden. Eine professionelle digitale Dokumentenarchivierung gewährleistet zudem die revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Rechnungen, Quittungen, Belegen und stellt sinnvolle Suchfunktionalitäten bereit. Die archivierten digitalen Daten lassen sich -häufig mit Hilfe von bestimmten Zugriffsrechten– dann durchsuchen, lesen, vervielfältigen oder verschicken.

Welche Dokumente lassen sich digitalisieren und archivieren?

Nahezu alle Dokumente lassen sich heutzutage in eine digitale Form überführen und archivieren. Beispielsweise erfolgt eine digitale Dokumentenarchivierung in Unternehmen für folgende Unterlagen:

  • Akten
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Bestellungen
  • Korrespondenz, Schriftverkehr
  • E-Mails
  • Posteingang
  • Postausgang
  • Rechnungen
  • Mahnungen
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Personalakten
  • Bilanzen
  • Handbücher
  • Gebrauchsanweisungen
  • Bedienungsanleitungen
  • Sonstige Dokumente

In Städten, Gemeinden, Kommunen, Behörden wie Bauämter, Meldeämter und Stadtarchiven, Landesarchiven, Universitäten, Kfz-Zulassungsstellen, Kirchenarchiven erfolgt eine digitale Dokumentenarchivierung für folgende Unterlagen:

  • Akten, Dokumente
  • Papiergestützte Archive
  • Bibliotheken, Büchereien
  • Karten
  • Pläne
  • Lieferscheine
  • E-Mails
  • Posteingang
  • Postausgang
  • Rechnungen
  • Mahnungen
    Personalakten
  • Korrespondenz, Schriftverkehr
  • Manuskripte
  • altertümliche Schriften
  • Sonstige Dokumente

Literatur zum Thema Dokumentenarchivierung

Buchtitel: Digitale Archivierung: Grundlagen, Techniken, Vorgehen in Projekten
Verfasser: Roger Odenthal
Seitenumfang: 130 Seiten
Verlag: Datakontext; 2. Auflage; überarbeitete, erw. Auflage
Sprache: Deutsch
ISBN-10: 3895776025
ISBN-13: 978-3895776021

Inhaltsangabe:
Unternehmensinterne Abläufe erfolgen heutzutage in den meisten Firmen mit EDV-Unterstützung. Etliche Vorschriften müssen zum Nachweis betrieblicher Vorgänge, welche traditionell in Papierform vorliegen, in eine rechtssichere, digitale Archivierung überführt werden. Zudem sind spezielle Regelungen für die Aufzeichnung sowie für die Dokumentenarchivierung beim Einsatz von IT-Verfahren beschlossen worden.

Dieses Buch hat zum Ziel für ein einheitliches Verständnis von Aufzeichnungs- und Archivierungsvorgaben zu plädieren und dem Leser bei der Suche nach sinnvollen, handhabbaren Archivierungslösungen zu helfen. Hierzu erklärt der Autor zunächst gesetzliche und sonstige Aufbewahrungsvorschriften. Über die handels- und steuerrechtlichen Gesetzesanforderungen hinaus weist Roger Odenthal dann auf weitere Vorschriften hin, welche die Aufbewahrungspflichten beinhalten. Im nächsten Schritt wird an konkreten Fällen erklärt, welche Alternativen zur digitalen Archivierung möglich sind und wie diese möglichst wirtschaftlich innerhalb eines Betriebes implementiert werden können. Dabei werden folgende Fragen beantwortet:

- Welche Dokumente sollten in welcher Form digital archiviert werden?
- Welche Technologien können für eine Archivierung eingesetzt werden?
- Welche Zeitabläufe sind bei der Archivierung zu berücksichtigen?
- Wo sollte die Archivierung umgesetzt werden?
- Ist eine Inhouse-Archivierung oder ein Outsourcing zu erwägen?

Das Buch "Digitale Archivierung: Grundlagen, Techniken, Vorgehen in Projekten" ist für Personalmanager, Steuerberater, Archivare, IT-Experten sowie Abrechnungsverantwortliche aus der Wirtschaft, in Kommunen, der Verwaltung, auf Ämtern, in EDV-Abteilungen sowie Rechenzentren geeignet.

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Digitale Dokumentenarchivierung
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