Digitale Archivierung - das Blog von WJW Digital

Bei allen öffentlichen und Kommunalen Einrichtungen wird der Haushalt im Voraus geplant.
Den Einrichtungen werden bestimmte Budgets u.a. für Personal und Energie zugeteilt. Die einzelnen Einrichtungen müssen mit den zugeteilten Budgets/Etas haushalten. Die Kontrolle erfolgt durch monatliche Auswertungen. Sollte sich am Jahresende abzeichnen, dass noch Restbeträge nicht verbraucht sind, wird erörtert, ob noch Anschaffungen benötigt bzw. welche Dienstleistungen noch in Anspruch genommen werden können um den Etat auszuschöpfen. Bei vielen Einrichtungen kann das unausgeschöpfte Budget nicht in das nächste Jahr mitgenommen werden bzw. im schlimmsten Fall wird das zukünftige Budget um den eingesparten Betrag gekürzt.

Deswegen kommt es am Jahresende im Allgemeinen zu einem Anstieg im Bereich Digitalisierung und im Speziellen im Bereich des Scannen bzw. Digitalisieren von Mikrofilme (Microfilme) bzw. Mikrofiche (Microfiche). Wir haben deswegen schon extra Schichten eingeplant bzw. schieben Aufträge, die nicht Zeitkritsch sind. Dadurch erhalten die Kunden Ihre Daten noch zum gewünschten Zeitpunkt.

Bei fast allen Automobil-, Motorrad-, Nutzfahrzeug- und anderen Fahrzeugherstellern wurden bis in die 90er Jahre sämtliche Ersatzteillisten und Reparaturanleitungen auf Mikrofiche verficht. Dann erhielten alle Vertragswerkstätten die Reparaturanleitungen und Ersatzteillisten auf Mikrofiche (Microfiche) mitsamt den dazubenötigten Lesegeräte. Anhand dieser Mikrofiche (Microfiche) wurden die Fahrzeuge repariert und die entsprechenden Ersatzteile bestellt. Im digitalen Zeitalter sind sämtliche Ersatzteile der neuen Modelle über einen Server abrufbar. Bei Fahrzeugen mit großer Stückzahl oder großer Bedeutung in der Zukunft wurden die Mikrofiche (Microfiche) gescannt bzw. digitalisiert.

Es gibt aber noch tausende verschiedene Fahrzeuge, bei denen der Hersteller die Mikrofiche (Microfiche) nicht gescannt bzw. digitalisiert hat. In verschiedenen Online-Shops kann man diese Mikrofiche (Microfiche) käuflich erwerben. Leider kann man die Mikrofiche (Microfiche) nicht ohne Lesegerät anschauen, geschweigedem mit irgendwelchen Diaaufsätzen scannen, wie in manchen Foren oder auch Online-Shops beschrieben ist.

Bei dem Scannen bzw. Digitalisieren der Mikrofiche (Microfiche) kommen Profiscanner zu Einsatz. Immer mehr Oldtimer-Liebhaber mit den unterschiedlichsten Fahrzeugen kommen zu uns um Ihre Mikrofiche (Microfiche) Scannen bzw. Digitalisieren zu lassen. Ganz nach unserem Motto „Wir übernehmen Aufträge ab einer Stückzahl von Eins. Jeder Auftrag ist ein wichtiger Auftrag für uns“.

Nach dem Scannen bzw. Digitalisieren, können dann unter Absprache der Rechte-Inhaber die Reparaturanleitungen und Ersatzteillisten wieder reproduziert werden.

Seit nun fast einem Jahr besitzen wir zwei Hochleistungs-Mikrofiche-Scanner von Zeutschel.
Der Mikrofiche-Scanner (Microfiche-Scanner) wird mit der neuen Software „Quantum“ ausgeliefert, die eine Bearbeitung der Bilder nach dem Scannen bzw. dem Digitalisieren der Mikrofiche (Microfiche) ermöglicht. Bei dem bisherigen Mikrofiche-Scanner hatte man nur die Möglichkeit mit einer Einstellung die ganzen Bilder auf einem Mikrofiche zu Scannen. Wenn man sogenannte „Problemfiche“ hat, d.h. wenn einige Bilder sehr hell und andere Bilder sehr dunkel waren, musste man eine „Kompromisseinstellung“ wählen.

Unter dem Lesegerät konnte man auf den Mikrofichen kaum mehr etwas erkennen. Obwohl mit dem Mikrofiche-Scanner eine Qualiätssteigerung von bis zu 30 % erreicht werden kann, kann es durch aus sein, dass man bestimmte Informationen nicht mehr zu 100 % lesen kann. Die fehlenden Informationen sind dann für alle Zeiten verloren.

Bei der neuen Software kann man die Einstellung „Quantum-Scan“ wählen. Es werden dann nicht die einzelnen Bilder gescannt, sondern eine komplette Reihe sogenannte "Strips". Dies sieht dann ungefähr aus, wie ein Negativstreifen von der Entwicklung von analogen Fotos. In der Nachbearbeitung der Filmstreifen hat man noch die Möglichkeit im ersten Schritt die einzelnen Bilder erkennen zu lassen und im zweiten Schritt kann man dann alle „hellen“ Bilder einzeln mit der Maus markieren und anschließend im Stapel dann dunkler machen.

Die Nachbearbeitung ist trotz guter Software sehr zeitaufwändig, da es reine Handarbeit ist. Das Ergebnis der Digitalisierung der Mikrofiche ist um Längen besser, verglichen mit der Qualität unter dem Lesegerät.

Für das Scannen bzw. Digitalisieren von Mikrofichen (Microfichen) und Mikrofilmen (Microfilmen) benötigt man eine gute Vorlage, ähnlich wie beim herkömmlichen Scannen von Fotos. Je besser die Vorlage desto besser das Digitalisat. Bei den Mikrofichen (Microfichen) und Mikrofilmen (Microfilmen) kann es unterschiedliche Gründe für die schlechte Qualität geben:

• Bei der Verfilmung bzw. Verficheung wurde fehlerhaft belichtet
• Es wurde unscharf verfilmt bzw. verficht
• Die Mikrofiche (Microfiche) und Mikrofilme (Microfilme) lösen sich eventuell aufgrund schlechter Lagerung auf
• Es wurde aus Kostengründen nur ein Satz Mikrofiche (Microfiche) und Mikrofilme (Microfilme) hergestellt. Dies hat zur Folge, dass die benutzen Mikroformen entsprechende Spuren, wie Kratzer, aufweisen
• Die Papierdokumente wurden zu eng verfilmt bzw. verfichet oder übereinandergelegt

Selbst unsere modernen Hochleistungsscanner können nicht zaubern, jedoch ist eine Steigerung der Qualität um bis zu 30 % möglich. Im Prinzip gilt der Satz: „ Nur was der Scanner erkennt kann er auch scannen“. Sind bis heute keine Kopien bzw. Duplikate erstellt worden wird es höchste Zeit dies zu tun. Das Digitalisieren von Mikrofiche (Microfiche) und Mikrofilme (Microfilme) bietet sich in der heutigen Zeit an. Die Erleichterungen habe ich schon in anderen Blogs dargestellt. Überprüfen Sie Ihre Bestände rechtzeitig bevor man gar nichts mehr lesen kann! 

In der Zeit wo es noch keine elektronische Datenverarbeitung, kurz EDV gab, wurden die Einwohnermeldedaten auf DIN A5 Karteikarten erfasst. Die Erfassung wurde teilwiese noch handschriftlich und später mit der Schreibmaschine vorgenommen. Diese Meldekarten wurden dann verficht, um Sie zu archivieren und den enormen Platzbedarf der Karteikarten zu reduzieren. Je mehr Einwohner eine Stadt hatte, desto größer war die Anzahl der Karteikarten und der Lagerraum für Schränke mit den Karteikarten.

Die Verfichung war ein riesiger Fortschritt, wenn man bedenkt dass bis 130 Meldekarten auf einen Mikrofiche im Format DIN A6 passen.

Die Benutzung und die Durchsuchbarkeit sind natürlich nach heutigen Maßstäben nicht sehr komfortabel. Die Lesegeräte und/oder Reader Printer sind oft nicht mehr in bestem Zustand oder funktionieren gar nicht mehr. Eine Reparatur ist oft wegen fehlender Ersatzteile oder aufgrund der Wirtschaftlichkeit nicht möglich. Neue Lesegeräte kosten ca. 1200 €.

Bei einem Projekt einer großen Stadt in Baden-Württemberg waren Teile der Bilder von den ganz alten Mikrofiche, die in den 60er Jahren verficht wurden am ausbleichen, manche waren fast komplett verblichen. Man konnte am Lesegerät garnichts mehr erkennen. Unsere spezielle Software machte es möglich die verblichenen Bilder dunkler und die dunklen Bilder heller zu machen. Leider funktioniert die Bearbeitung der Bilder nicht automatisch. Es müssen alle zu hellen bzw. zu dunklen Bilder einzeln mit der Maus markiert werden. Die markierten Bilder können dann „im Stapel“ optimiert werden. Diese Vorgehensweise ist zwar sehr zeitaufwändig, man hat aber danach die kompletten Meldekarte digitalisiert und somit den IST-Stand gesichert.

Auf lange Sicht kommt keine Stadt oder Gemeinde an der dem Digitalisieren bzw. Scannen der Mikrofiche (Microfiche) vorbei. Die digitalisierten bzw. gescannten Mikrofiche (Microfiche) können an jedem PC ohne zusätzliches Programm angeschaut werden.