Digitale Archivierung - das Blog von WJW Digital

Einhaltung des Datenschutzes

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Mon, 14 May 2012 10:50:06 +0200

Die Firma wjw-digital GmbH & Co. KG arbeitet schon mehrere Jahre im Bereich der Digitalisierung. In dieser langen Zeit sind wir schon mit sehr vielen "heiklen" Daten in Berührung gekommen, wie z.B.:

Einbürgerungsakten
Meldekarten
Versicherungsunterlagen
Renten bzw. Pensionsnachweisen
Konto- bzw. Bankbelege
Technische Zeichnungen
Stückliste von Maschinen

Unsere Mitarbeiter verpflichten sich zur Wahrung des Datengeheimnisses nach Maßgabe von § 5 BDSG.
Die Firma wjw-digital GmbH & Co. KG sichert Ihren Kunden und auch den potenziellen Kunden
(z.B. bei der Durchführung eines kostenlosen und unverbindlichen Testes),
dass sämtliche mit der Auftragsdurchführung (Testdurchführung) befassten Personen
auf das Datengeheimnis verpflichtet sind.

Der Zugang zu den Produktionsräumen ist durch eine Schleuse abgesichert,
somit haben nur autorisierte Personen Zutritt.
Der Paketzusteller z. B. kommt nur durch die erste Eingangstür, hat aber kein Zutritt den Produktionsräumen.
Der Datenschutz ist unser täglicher Begleiter und somit arbeiten wir täglich mit dem Datenschutz.
Die Wahrung des Datenschutzes sichert langfristig unsere Existenz.

Kirchenbüchern auf Mikrofilme (Microfilme) und Mikrofiche (Microfiche)

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Tue, 08 May 2012 07:02:10 +0200

Die Ahnenforschung in Deutschland boomt. Sehr viele Ahnenforscher haben die Kirchenbüchern (Pfarrmatrikel) oder andere historische Dokumente auf Mikrofilmen (Microfilmen) und Mikrofiche (Microfiche). Die Ahnenforscher arbeiten mit Lesegeräten und Reader-Printern.

Die Ersatzteilproblematik bei diesen Geräten habe ich schon in anderen Blogs beschrieben. Verstärkt bekommen wir von verschiedenen Ahnenforschern "Kleinaufträge", sehr oft auch durch Empfehlung von Ahnenforschern die schon Kunde bei uns sind. Wie in jeder Branche, kennt man sich auch in dieser Branche.

Wir bearbeiten die "Kleinaufträge" mit der gleichen Sorgfalt und Qualität wie bei einem Großauftrag, ganz nach unserem Motto "jeder Auftrag ist ein wichtiger Auftrag für uns". Wir bieten eine sehr gute Qualität zu einem fairen Preis.

Alle unsere Ahnenforscher sind von den Digitalisaten begeistert, und den Möglichkeiten der Betrachtung und Bearbeitung am PC.

Eröffnungskarte für Sparkonten auf Mikrofilm (Microfilm)

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Thu, 19 Apr 2012 15:42:38 +0200

Wir haben im letzten Monat ein größere Anzahl an Mikrofilmen (Microfilmen)
von einer Bank gescannt bzw. digitalisiert. Auf den Mikrofilmen (Microfilmen)
waren durchschnittlich 4000 solcher Eröffnungskarten (Duplex, d.h. Vorder- und Rückseite) verfilmt.
Der in die Jahre gekommene Reader-Printer konnte nicht mehr repariert werden,
da keine Ersatzteile mehr geliefert werden konnten.

Die Mikrofilme waren nicht "geblippt", d.h. er war ohne Markierungen verfilmt worden.
Ein gezieltes Vorspulen auf einen bestimmten Vorgang bzw. Namen war nicht ermöglicht.
Somit musste man immer auf gut Glück vorspulen und
dann wieder zurück bis man den gesuchten Namen gefunden hat.

Dies konnte gut und gerne über eine Stunde dauern.
Wir haben die Mikrofilme (Microfilme) gescannt bzw. digitalisiert
und dann jeweils 50 Kärtchen in Ordner verschoben.

Anschließend wurde der Ordner mit dem ersten Namen auf der Karte manuell beschriftet (indexiert).
So kann man nun die Suche eingrenzen und findet in kürzester Zeit den entsprechenden Namen.
Die Suche in der Bank ist jetzt von jedem PC-Arbeitsplatz aus möglich,
wenn man die entsprechende Berechtigung hat.

Unverbindliche und kostenlose Testdigitalisierung bzw. Testscan

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Wed, 04 Apr 2012 09:40:29 +0200

In unserer Branche ist es üblich dem Kunden eine unverbindliche und kostenlose Testdigitalisierung bzw. Testscan bei einer größeren Menge anzubieten.Unserer Meinung nach ist dies sogar unabdingbar. Der Test ist für den Kunden und für uns als Scandienstleister wichtig und beantwortet fast alle Fragen, ganz nach dem Motto "Ein Bild (Scan) sagt mehr als tausend Worte". Wir sehen welche Qualität die Mikrofiche (Microfiche), Mikrofilme (Microfilme) oder Mikrofilm-Lochkarten bzw. Filmkarten haben und welchen "Aufwand" wir betreiben müssen, um eine für den Kunden gute bis zu sehr gute Qualität zu liefern. Folgende Qualitätsverluste können die obengenannten Mikrofiche aufweisen:

Ausbleichen der Mikrofiche durch nicht sachgerechte Lagerung Kratzer bzw. Gebrauchsspuren von der Benutzung
Keine automatische Belichtung bzw. manuelle Änderung der Belichtung bei der Verfichung bzw. Verfilmuung
Es wurde nicht die richtige Dichte bei der Verfichung bzw. Verfilmuung gewählt
Es wurde unvollständig verficht bzw. verfilmt
Es wurden Bilder abgeschnitten
Es wurde unscharf verficht bzw. verfilmt

Da wir als Scandienstleister leider die "Letzten" in der Kette sind, werden wir des öfteren dafür verantwortlich gemacht, dass beim Scannen bzw. Digitalisieren qualitätsverluste entstanden sind. In den meisten Fällen können wir bei einem Rescan bewiesen, dass nicht wir, sondern die "Verfilmer und Verficher" unsauber gearbeitet haben.

Scannen bzw. Digitalisieren von Beleggut auf Mikrofilm (Microfilm) für eine Gemeideverwaltung

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Thu, 15 Mar 2012 13:40:00 +0100

Wir haben für eine Gemeinde verschiedenes Beleggut (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen , Kassenbelege u. ä.),
welches auf Mikrofilm (Microfilm) archiviert war, gescannt bzw. digitalisiert.
Auf einem Mikrofilm waren durchschnittlich ca. 3000 Duplex-Scans (Vorder- und Rückseiten),
sortiert nach Haushaltsnummern. Zuvor gestaltete sich die Recherche in den Mikrofilmen (Microfilmen)
sich sehr aufwendig und zeitintensiv. Hinzu kommt noch, dass die Gemeinde nur im Besitz eines Mikrofilm-Lesegerätes war,
jedoch die recherchierten Daten nicht ausdgeruckt werden konnten.
Wurde nun dieser Beleg benötigt, hat man den Bildschirm des Microfilm-Lesegerät mit einer Digitalkamera abfotografiert
und anschließend ausgedruckt.
Wir haben die Mikrofilme (Microfilme) gescannt bzw. digitalisiert und anschließend manuell,
aufgrund der entsprechenden Haushaltsnummern, in Ordnern verschoben.
Anschließend wurden die Ordner entsprechend der Haushaltsnummer und dem Jahr indexiert.
Jetzt ist die Recherche um ein vielfaches einfacher und schneller.
Im Vergleich zum "veralteten" Ablauf der Recherche dauert nun das Auffinden des Vorganges genau so lang,
wie es früher gedauert hat den entsprechenden Mikrofilm (Microfilm) zu suchen (Zeit zum Einspannen nicht berücksichtigt).
Der Vorgang kann an jedem herkömmlichen PC, ohne zusätzliche Software, eingesehen und ausgedruckt werden.

Technische Zeichnungen auf Mikrofilm-Lochkarten bzw. Filmlochkarten digitalisieren bzw. scannen und indexieren

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Mon, 12 Mar 2012 11:35:00 +0100

Wir haben jüngst einen Auftrag für das Digitalisieren bzw. Scannen und indexieren von über 38.000 Mikrofilm-Lochkarten
bzw. Filmlochkarten von einem großen deutschen Technologiekonzern abgewickelt.
Leider waren die Mikrofilm-Lochkarten bzw. Filmlochkarten ohne Hollerith-Code.
Jede einzelne Karte wurde auf Grund der Zeichnungsnummer manuell indexiert. Daraufhin mussten die zusammen gehörenden Zeichnungen in Ordner, die entsprechend der Zeichnungsnummer indexiert waren, verschoben werden. Der Technologiekonzern bzw. der Geschäftsbereich kann nun die Daten auf dem Server ablegen und jeder Mitarbeiter, der über entsprechende Zugriffsrechte verfügt, kann weltweit auf die technischen Zeichnungen zugreifen.
Dies erspart dem Unternehmen weitaus administrative Arbeit und somit auch unzählige Kosten.

Versicherungsunterlagen auf Mikrofilm (Microfilm)

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Tue, 28 Feb 2012 15:33:34 +0100

Eine große deutsche Versicherunggesellschaft hat Ihre Lebensversicherungspolicen sowie den dazugehörigen Schriftverkehr auf Mikrofilmen (Microfilmen) archiviert. Leider haben die damaligen Verfilmungsdienstleister unsauber gearbeitet. Die Blips wurden nicht korrekt gesetzt, was dazu führte, dass die Dokumentation über den Inhalt des Mikrofilms ebenfalls nicht korrekt respektive teileweise Lückenhaft ist. Die Recherchearbeiten sind somit immens personalaufwendig und damit sehr teuer.

Zu den vorgenannten Problemen kommt noch hinzu, dass der Reader-Printer (Lesegerät mit Drucker) veraltet war und es dafür keine Ersatzteile mehr gibt bzw. solche Reader-Printer nicht mehr produziert werden.

Die einzige Alternative hierfür ist das Digitalisieren bzw. Scannen der Mikrofilme (Microfilme) sowie die anschließende Indexierung aufgrund der Vertragsnummer. Die Indexierarbeiten sind dabei der kostenintensivste Teil. Da die Listen auf den Mikrofilmen(Microfilmen) für die Zuordnungen der Akten nicht hundertprozentig genau waren kann keine automatisierte Indexierung erfolgen.

Das Projekt ist eine sinnvolle Investition für die Zukunft.

Verfilmung von aktuellen Zeitungen mit anschließender Digitalisierung bzw. Scannen der Mikrofilme (Microfilme)

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Thu, 26 Jan 2012 08:48:59 +0100

Ein Zeitungsverlag lässt seine aktuellen Zeitungen verfilmen, d.h. auf Mikrofilm (Microfilm) archivieren.
Bei dem zweiten Arbeitsschritt werden die Mikrofilme gescannt bzw. digitalisiert.
Der Dritte Schritt beinhaltet die manuelle Sortierung der Scans (Bilder) nach Ausgaben,
d.h. alle Seiten einer Tagesausgabe werden in einen indexierten Ordner (z.B. 02.01.2012_Ausgabe_WAZ)verschoben.
Bei dem letzten Schritt werden die einzelnen Scans einer Tagesausgabe mit OCR ausgelesenund anschließend wird eine Multipage-PDF erzeugt.

Diese Vorgehensweise hat gegenüber dem direkten Scannen bzw. digitalisieren von der Originalzeitung viele Vorteile:

Man erhält ein Langzeitspeichermedium (Mikrofilm [Microfilm]), welches bei optmaler Lagerung 500 Jahre haltbar ist.
Gleichzeitig erhält man ein Digitalisat, welches in eine bestehende Dokumenten-Management-Software eingespielt werden kann und durchsuchbar ist.
Die Kosten hierbei liegen im Vergleich zum Scannen bzw. digitalisieren der Originalzeitung etwa bei der Hälfte.

Verfilmung von aktuellen Zeitungen mit anschließender Digitalisierung bzw. Scannen der Mikrofilme (Microfilme)

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Thu, 26 Jan 2012 08:48:59 +0100

Man erhält ein Langzeitspeichermedium (Mikrofilm [Microfilm]), welches bei optmaler Lagerung 500 Jahre haltbar ist.
Gleichzeitig erhält man ein Digitalisat, welches in eine bestehende Dokumenten-Management-Software eingespielt werden kann und durchsuchbar ist.
Die Kosten hierbei liegen im Vergleich zum Scannen bzw. digitalisieren der Originalzeitung etwa bei der Hälfte.

Die 3. Jahrestagung E-Akte in Berlin

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Fri, 30 Dec 2011 06:12:08 +0100

Die Jahrestagung fand vom 22.11. bis 23.11.2011 im ehemaligen Staatsratsgebäude am Berliner Schlossplatz statt. Die INFORA GmbH hatte über 500 Experten aus der Wirtschaft und

aus dem öffentlichen Bereich eingeladen.
Eines der Haupthemen war das neue „E-Government-Gesetz“. Frau Dr. Laier vom Bundesministerium des Innern gab den Tagungsteilnehmern einen Zwischenbericht, mit dem man sich in

der anschließenden Diskussionsrunde auseinandergesetzt hat. Die Teilnehmer konnten Ihre Anregungen und Wünsche in einem Referentenentwurf an die Bundesregierung weitergeben.
Weitere Schwerpunkte der 3.Jahrestagung E-Akte waren

- Projektmanagement und Change Management in E-Akte-Projekten
- Betreibermodelle für E-Akte und elektronische Archive,
- Einführungsszenarien,
- E-Akte und Collaboration sowie
- Sicherheitsaspekte der E-Akte

Die dritte Veranstaltung, war sehr informativ alle Teilnehmer und wurde mit einem neuen Teilnehmerrekord abgeschlossen.

Scannen bzw. Digitalisieren von Meldekarten auf Mikrofiche (Mirofiche)

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Wed, 21 Dec 2011 10:59:29 +0100

Wir haben aktuell einen Auftrag einer Stadt erhalten, die Meldekarten auf Mikrofiche (Mirofiche) zu digitalisieren bzw. zu scannen.Leider hat uns die Stadt für einen kostenlosen und unverbindlichen Test Mikrofiche von sehr guter Qualität zugesandt. Wobei wir den Kunden eigentlich immer bei einem Test dazu sagen, dass Sie uns die Mikrofiche mit der schlechtesten Qualität zusenden sollen.

Schlechte Qualität bedeutet, dass die Meldekarten unterschiedlich hell und dunkel verfilmt wurden. Nach dem Prescan muss eine „Kompromisseinstellung“ für den ganzen Mikrofiche gewählt werden, so dass man alle Daten gelesen werden können. Bei der Herstellung (Verfichung) der Originalen-Jackets und dem anschließenden duplizieren wurde unsauber gearbeitet. Uns blieb hier leider keine andere Möglichkeit, als ein Großteil der Mikrofiche in „strips“ (Streifen) zu scannen und anschließend die Bilder einzeln von Hand mit der Software „ Quantum“ zu bearbeiten. Dies bedeutet ein Mehraufwand, welchen der Kunde bezahlen muss.
Wenn man das Ausgangsmaterial betrachtet, können wir mit dem Gesamtergebnis sehr zufrieden sein - jedoch können auch wir nicht zaubern.

Jahresendrallye wegen nicht verbrauchten Budgets

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Wed, 30 Nov 2011 15:20:08 +0100

Bei allen öffentlichen und Kommunalen Einrichtungen wird der Haushalt im Voraus geplant.
Den Einrichtungen werden bestimmte Budgets u.a. für Personal und Energie zugeteilt. Die einzelnen Einrichtungen müssen mit den zugeteilten Budgets/Etas haushalten. Die Kontrolle erfolgt durch monatliche Auswertungen. Sollte sich am Jahresende abzeichnen, dass noch Restbeträge nicht verbraucht sind, wird erörtert, ob noch Anschaffungen benötigt bzw. welche Dienstleistungen noch in Anspruch genommen werden können um den Etat auszuschöpfen. Bei vielen Einrichtungen kann das unausgeschöpfte Budget nicht in das nächste Jahr mitgenommen werden bzw. im schlimmsten Fall wird das zukünftige Budget um den eingesparten Betrag gekürzt.

Deswegen kommt es am Jahresende im Allgemeinen zu einem Anstieg im Bereich Digitalisierung und im Speziellen im Bereich des Scannen bzw. Digitalisieren von Mikrofilme (Microfilme) bzw. Mikrofiche (Microfiche). Wir haben deswegen schon extra Schichten eingeplant bzw. schieben Aufträge, die nicht Zeitkritsch sind. Dadurch erhalten die Kunden Ihre Daten noch zum gewünschten Zeitpunkt.

70 mm Mikrofilm (Microfilm) scannen bzw. digitalisieren

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Thu, 24 Nov 2011 09:00:46 +0100

Der 70 mm Mikrofilm (Microfilm) ist eine Seltenheit in der Mikroverfilmung, da er sich schlussendlich nicht durchgesetzt hat. Der 70 mm Mikrofilm (Microfilm) wurde hauptsächlich im Großformatbereich wie Zeitungen und Zeichnungen eingesetzt. Nach unserem Kenntnisstand gibt es keine verfügbaren Gebraucht-Lesegeräte, geschweige denn Neugeräte. Es gibt aber trotzdem noch Firmen, welche diese 70 mm Mikrofilme (Microfilme) besitzen und dementsprechend die darauf befindlichen Informationen benötigen. Weil sich jüngst die Anfragen gehäuft haben, haben wir zusammen mit einem Partner ein Verfahren für das Scannen dieses besonderen Formates entwickelt. Wir sind jetzt in der Lage die 70 mm Mikrofilme (Microfilme) zu scannen bzw. digitalisieren. Auf das Verfahren möchte ich weiters eingehen, da es ein Firmengeheimnis ist. Das erste große Projekt mit über 30.000 Scans wurde gerade abgeschlossen. Gerne führen wir einen kostenlosen und unverbindlichen Test durch um Sie zu überzeugen.

Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnungen auf Mikrofilm (Microfilm)

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Thu, 10 Nov 2011 10:16:11 +0100

Die Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnungen wurde gemäß den Aufbewahrungsfristen unter anderem auf Mikrofilmen (Microfilmen) archiviert.Ein großes Europäisches Unternehmen hat seit den vierziger Jahren Ihre Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen auf Mikrofilmen (Microfilmen) archiviert und hat ständig noch zugriff auf die Daten bezüglich der Betriebsrente, gesetzlicher Rente und sonstige Anfragen von ehemaligen Beschäftigten sowie aktuell noch Beschäftigten. Da auf diesen Mikrofilmen (Microfilmen) bis zu 8000 Aufnahmen (Bilder) festgehalten sind, gestaltet sich die Suche sehr mühsam und zeitintensiv.

Im Zuge der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (kurz DMS) wurden sämtliche Mikrofilme (Microfilme) gescannt bzw. digitalisiert. Nach dem Scannen erfolgt eine Sortierung nach dem Alphabet des Nachnamens. Ein weiterer Schritt ist dann die Konvertierung sowie OCR-Auslesung zu einer Multipage PDF/A. Je nach Qualität und Alter der Mikrofilme (Microfilme) erzielten wir ein gutes bis sehr gutes Auslesungsergebnis.

Die Entscheidung zur Digitalisierung bzw. Scannen der Mikrofilmen (Microfilmen) wurde durch einen defekten Reader-Printer, dessen Neuanschaffung im Bereich von 6000 bis 9000 Euro gelegen hätte, beeinflusst.

Digitalisieren bzw. Scannen von alten Zeitungen ab 1900 auf Mikrofilmen 2. Teil

nospam@example.com (Juergen Hermann) — Mon, 31 Oct 2011 10:32:57 +0100

Nach dem Digitalisieren bzw. Scannen der Mikrofilme (Microfilme) bzw. Mikrofiche
(Microfiche) werden die Doppelseiten getrennt. In vielen Softwarelösung für die
virtuellen Bibliotheken müssen die Einzelseiten auch noch die gleichen Maße
aufweisen. Die Einzelseiten können schließlich noch mit Schlagworten bzw.
Metadaten versehen werden.

Abhängig vom Budget kann man auch eine Vereinzelung der Artikel durch spezielle
Software erreichen. Dies ist dann besonders für Zeitungsarchive interssant, deren
Recherche hauptsächlich in älteren Zeitungen stattfindet.

Ebenso ist eine OCR-Auslesung der bis ca. 1940 eingesetzten Fraktur möglich. Diese
Kosten sind aber im Vergleich zur der OCR-Auslesung der heutigen Schrift sehr
hoch, da es ein kompliziertes Verfahren ist.

Grundsätzlich sind die Kosten für das Scannen bzw. Digitalisieren auf Mikrofilme
(Microfilme) bzw. Mikrofichen (Microfichen) ziemlich überschaubar. Man muss
wissen, wie das Digitalisat auszusehen hat und anschließend sollte man
verschiedenene Angebote inkl. Beratungen einholen. Die Angebotserstellung muss
immer in Verbindung mit einem repräsentativen, kostenlosen und unverbindlichen
Test erfolgen. Nur so kann der Scandienstleister die Qualität der Mikrofilme
(Microfilme) bzw. Mikrofiche (Microfiche) einsehen, und abschließend kann der
Kunde - in den meisten Fällen das Archiv - die Qualität der Digitalisate
begutachten.